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自社でマイナンバーを 適正に取り扱うには どうすればいいの?~マイナンバーセキュリティ対策【管理者編Chapter①知る】~

マイナンバー制度って会社にも関係あるの?

社会保障や税、災害対策の事務処理を効率化するマイナンバー制度。行政機関のみならず、企業でも社会保障や税の手続きで、マイナンバーを取り扱うことになります。たとえば企業は、従業員やその扶養家族からマイナンバーを取得し、源泉徴収票や支払い調書、健康保険や厚生年金、雇用保険の被保険者資格取得届けなどの手続書類に記載して、行政機関に提出します。
また、企業に対しても法人番号が割り当てられ、規定の事務処理に利用することになります。このようにマイナンバーは企業の全従業員、日常業務に大きく関わってきます。

民間業者でも制度開始に向けた準備が必要です

マイナンバーを取り扱うのは行政機関だけではありません。企業でも厚生年金や源泉徴収をはじめ、社会保障や税などに関わる人事労務や経理などの実務担当者が取り扱うことになります。

2016年1月の本格運用スタートを見据え、しっかりと準備しておきましょう。

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マイナンバーの取り扱いで注意することは?

企業は特定個人情報の適正な取り扱いが求められます。総務部や人事部、情報システム部をはじめ、マイナンバーに関わる部署が連携し、適正に取り扱える業務体制を整備する必要があります。。

マイナンバーには利用、提供、収集の制限があります

  • マイナンバーの利用範囲
    社会保障や税、災害対策といったマイナンバー法で規定された事務しか利用できません。
  • マイナンバーの提供の要求
    従業員本人および扶養家族へのマイナンバーの提供の要求は、社会保障や税に関する手続書類の作成事務を行う必要がある場合でしか行えません。
  • マイナンバーの収集の制限
    マイナンバー法で定められた場合以外で、特定個人情報を収集してはいけません。

このようにマイナンバー法では個人情報保護法よりも種類が多く、厳しい罰則が定められています。両罰規定があり、従業員だけでなく民間事業者も罰則の対象となる可能性があります!

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次回は社員のマイナンバーってどう扱えばいいの? ~マイナンバーセキュリティ対策【利用者編Chapter②使う】~です。

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