内部情報システム
公開羅針盤

ソリューション概要

当社では、両備システムズ社の内部情報システム「公開羅針盤」を提供しています。自治体様においても働き方改革を推進するためには、リモートワーク、ペーパーレス化などの新しいワークスタイルに対応する必要があるでしょう。公開羅針盤はその一翼を担います。

下記のご要望の方におすすめの
製品・ソリューションです

  • 行政経営支援サービス「FAST」と親和性の高い内部情報系システムを探している
  • 自治体におけるさまざまな事務作業の自動化、迅速化、効率化を図りたい
  • 庁内業務のリモートワーク、ペーパーレス化を実現し、時代に合った働き方を推進したい

「公開羅針盤」とは

「公開羅針盤」は、グループウェア、文書管理、庶務事務に関するソリューションを提供することで庁内業務の効率化を実現するシステムです。「グループウェアシステム」で働き方改革の推進が求められる昨今において、庁内や自治体間、さらには地域とのコミュニケーションを活発化。「文書管理システム」で行政に関する文書のライフサイクルを一元管理し、さらに「庶務事務システム」で職員様の勤怠管理を効率化します。

 

グループウェアシステム

役所の課題や職員様の状況などを集約したポータルサイトとしての機能を持ち、さらにメッセージやスケジュールの共有、ワークフローなどが可能なグループウェアです。組織の動きを「見える化」することで、各々が意識しなくても情報が共有できる透明性の高い環境づくりをサポートします。

グループウェアシステムで
実現できる課題解決

課題解決1:コミュニケーションの活性化

メール、メッセージ、回覧板、掲示板など庁内のメンバー間でさまざまなコミュニケーションが取れます。さらにグループウェア内で組織のタスクや対応状況を「見える化」してメンバーで共有できるので、対応漏れ・二重対応・属人化を防げる点が大きな特徴です。円滑でスピーディーなコミュニケーションをサポートすることで、互いに気づきあえる組織を醸成します。

課題解決2:タブレット対応・ペーパーレス・働き方改革

マルチデバイス対応なので、PCはもちろんタブレット端末でも操作が可能です。会議や打ち合わせの際にはタブレットでプレビュー・書き込みが行えるので、会議資料をわざわざ印刷する必要もありません。資料印刷にかけていた時間、印刷代を削減し、完全ペーパーレス化を実現します。庁内の働き方改革の実現に大きく寄与します。

課題解決3:シームレスな連携で必要な情報をポータルに集約

ポータル画面には、さまざまな情報をつないで作業効率をアップさせる工夫が詰まっています。たとえば、「よく連絡する相手」や「よく利用する施設」はピックアップ表示できるので、ポータル画面からメッセージを送ったり、予約を登録したり、ダイレクトな操作が可能です。また、他システムとシームレスな連携を実現することで、作業効率化や必要なタスクの抜け漏れも防止できます。

グループウェアシステムの
機能ラインナップ

  • メール
  • メッセージ
  • イベント調整
  • 回覧板
  • 掲示板
  • アンケート
  • スケジュール
  • 行事
  • 三役管理
  • 施設予約
  • 公用車実績管理
  • 行先管理
  • キャビネット
  • ユーザー名簿
  • 共通管理
  • 手書き
  • ワークフロー
  • モバイル連携
  • など

文書管理システム

庁内で発生する文書の発生・決裁・保管・保存・廃棄処理という一連のライフサイクルをトータルでサポートするのが文書管理システムです。また、オプション機能の情報公開システムと連携することで、住民の方向けの文書をインターネット上に公開できます。業務効率化だけでなく、住民サービスや地域コミュニケーションへの発展が期待できます。

文書管理システムで
実現できる課題解決

課題解決1:進捗状況の把握

文書管理業務の作業工程と、ご自身や組織が現在処理をするべき文書の件数を可視化します。分かりやすいビジュアルで進捗状況を確認できるため、抜け漏れのミスや遅れ、誤認識などのリスクを低減できます。次の工程のガイダンスも明確なため、操作性も簡単です。

課題解決2:入力作業の簡素化

庁内の運用体制に合わせて管理項目を配置することにより、必要な情報を適切に管理しやすくなります。文例の選択や作成済み文書を参照した文書の作成などにより入力作業の軽減を実現。項目名や必須入力事項についても柔軟に設定できます。

課題解決3:文書のペーパーレス化

電子決裁を活用した複数人による並列承認・決裁中文書の一括承認により、庁内意思決定の迅速化に貢献します。紙文書0運用への切り替えももちろん可能ですが、紙文書による押印決裁と並行運用することで段階的に電子決裁を導入することも可能です。

文書管理システムの機能ラインナップ

  • 収受文書管理
  • 起案文書管理
  • 文書検索
  • 電子決裁
  • 所在管理
  • 帳票
  • CSV出力
  • 分析
  • 組織切替
  • 汎用項目管理
  • 共通管理
  • 年度切替支援
  • グループウェア連携
  • 書庫管理
  • 情報公開
  • など

 

庶務事務システム

職員様の勤務情報の一元管理を実現し、さらには蓄積した勤怠データをもとに現状を分析したうえで必要な情報を可視化します。管理職、庶務担当、一般職員様とそれぞれの視点ごとに必要な機能、操作性にこだわったソリューションで労務管理をサポートします。

庶務事務システムの
基本的な機能

1.お知らせ

管理者から利用者へのお知らせを表示します。

2.利用者への通知

申請漏れや時間外上限注意メッセージを表示し、利用者に気づきや次のアクションを伝えます。

3.Web打刻

ボタン1つで出勤、退勤打刻処理を行うことができ、正確な打刻時間が記録されます。

4.勤務カレンダー

カレンダー表記で勤務内容、打刻時間、申請状況を帯やアイコンを使用して一目で確認できます。

 

庶務事務システムで
実現できる課題解決

課題解決1:労働時間の把握

働き方改革が推進している昨今では、自治体様においても長時間労働の是正に取り組む必要があります。そのうえでもっとも重要なのが労働時間の把握です。適正に労働時間を管理することに加え、職員様の労働時間の分かりやすい可視化を実現。本人のみならず、管理職や庶務担当者も迅速に状況把握を行えます。

課題解決2:コンプライアンス遵守

残業などで終業時間が遅くなった際に始業時間との間で休息の時間を設ける「勤務間インターバル制度」や「有給取得義務化」に基づいた労務管理を徹底。誰が、いつ、どれだけ働いたかを可視化することで長時間労働を是正し、コンプライアンス遵守に努めます。

課題解決3:生産性向上

職員様の庶務事務処理にかかる時間を削減することにより、本来の業務にリソースを割り当てられます。また、システム化により紙の印刷や管理のためのコストを削減。バックオフィスに関わる多くの業務の効率化に貢献することで、生産性向上につなげます。

庶務事務システムの機能ラインナップ

  • 時間外/振替管理
  • 休暇
  • 特勤
  • 旅費
  • 出勤簿
  • 出退勤
  • 電子決裁
  • 汎用申請
  • 帳票
  • 明細配信
  • 認定
  • 年末調整
  • 経路探索ソフト連携(オプション)
  • ICカード連携(オプション)
  • 資産管理ソフト連携(オプション)
  • など

 

プライバシーポリシーをご確認いただき、同意した上でお問合せフォームにてお問合せ下さい。

関連ソリューション一覧

ジャパンシステムについて