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木も見て森も見たい(4)~自治体財務データから見えるもの

自治体財務データを眺めていくと何がみえるのか。連載テーマ「木も見て森も見たい」第四回をお送りします。

データの紐づけ作業

前回までに、何とか公開情報からA 区様の施設情報を利用可能な形で入手することが出来ました。「公共施設等総合管理計画」(※1)の巻末にある「資料編」PDFファイルをテキストデータに変換しました。さて、このデータに別途入手した執行伝票を紐づけたいのですが、どうすれば良いでしょうか。

施設データ側と執行データ側に共通項目が無いので、そもそも接続は無理、というのが率直なご意見だと思うのですが、ここは無理筋だとは分かっていても、何とか繋げてみたい。
そこでどうするかなのですが、色々と渉猟(しょうりょう)していると「財務報告書(平成30年度)」(※2)という資料が有りました。この中に「主要な施設運営に係るコスト計算書」という章がありまして、そこを見ると「使用料や手数料を運営費に充てている主な施設の決算状況を掲載」とあります。有り難いことに施設名称と所管課の名称が載っている。ただ、ごく一部の施設しか掲載されていない。先に求めた施設データはA区として保有する全ての施設が載っていると思うのですが、網羅性に欠けるものの、今回は一部のデータのみで先に進みます。

さて、試練が続きますが、施設にコスト情報を紐付けるのに必要な共通の情報がない。しかし、施設の所管課名称を頼りにして、その所管課が執行しているデータを、その所管課が保有する施設に紐付けてしまうのはどうか、という考えでした。「そんな乱暴な!」というお叱りを頂戴するのですが、しかし、現状では上記方法が最適ではないでしょうか。

余談ながら、実際に自治体様で「施設別コスト情報」を作成する作業にご一緒させて頂くと、この辺りで大体、次の様なやり取りが発生します。
「いや、有る。執行伝票には情報が無いが、原課(げんか)(※3)なら何がしかの情報を持っている。それを入力してもらおう!」
この時思うのは、また、原課の皆さんに手間を掛けてしまう、という申し訳なさと、入力して貰えるのは有り難いのだけれど、そもそも、その情報ってどんなもので、どんな状態で手元に保存されているのだろう…、ということです。

前者の思いについては、「それが仕事なのだ」と言われると、自治体職員の皆様の責任感に敬服せざるを得ないのですが、一方で、なぜデータ入力が必要なのか、という説明と、同じことではありますが、入力した結果としてのフィードバックとか、端的には「ご利益」がちゃんと原課に有るのか、と思ってしまいます。きちんとした修繕履歴や、コスト情報が蓄積されることで、中長期の施設保全計画策定に役立つとか、あるいはもっと即物的に、予算要求時の論拠となり得るとか、明確な役立ちがあれば、データ入力という新たな業務フローやそれを支援するシステムがより有用となるのではないでしょうか。

後者の思いについては、執行伝票にも載っていない情報なので、図面情報・設計図書とか請求書・見積書の類いでしょうか。いずれにしても、纏めて工事を行う場合が多いでしょうから、どうしても按分作業とか出てきます。この作業に一定のルールが無い場合、極端に言うとご担当者が変わる度に、ルールも変わる可能性がある。データの連続性に問題があるかも知れません。更にこれらの情報が紙媒体で存在していた場合、電卓片手に割り算の作業を行うことにもなりかねない。(今時はExcelでしょうか?)

筆者の狭い経験の範囲では、この辺のルールや運用については「原課に任せている」、「詳しくは聞いていない」というお話が多い様に思います。信頼の表れだとは思いますが…。最初から執行伝票に「この施設の為に支払った」という情報が入っていれば、後から情報を参照したい場合にも活用しやすくなるでしょう。

データの紐づけの考え方

ともあれ、所管課情報を共通に持つ施設データと執行データが手元に揃いました。次の2つのファイルがあるイメージです。共通項は所管課名称ですから、その情報を頼りにファイルを結合したい。ゴールのイメージは、各担当課の執行額をその担当課が持つ施設に全て配分してしまいたい、というものです。この際、施設の延床面積を使って按分することになります。

まず、簡単な数値例を見て頂きます。執行伝票はAからDまで4課あってB課は2件支出しています。施設は「あ公民館」から「おスポーツセンター」まで5つあって、所管は3課に跨っています。

A課は「あ公民館」(床面積300m²)と「い公民館」(床面積500m²)を管理しているため、A課で執行された\1,000(千円 以下同じ)は、2施設の床面積合計である800を分母として、それぞれ300/800と500/800の比率で按分する、と考えることになります。

B課は2つの小学校を所管し、2件の支出がありますので、2件の支出合計額を先程と同様に2小学校の床面積合計を分母として、配分することになります。
C課はスポーツセンターしか管理していないので、執行額はそのままヒモ付きます。

執行伝票
所管課名称執行額(千円)
A課 \1,000
B課 \500
B課 \300
C課 \2,000
D課 \1,500
・・・  
施設データ
施設名所管課名称延床面積(m²)
あ公民館 A課 300
い公民館 A課 500
う小学校 B課 1,000
え小学校 B課 1,500
おスポーツセンター C課 3,000
・・・ ・・・  

こんな時、皆さんはどの様に作業されるでしょうか?多分、Excelを使うことになると思うのですが、何だか手間がかかりそうです。何とかサクッと出来ないものでしょうか・・。
(次回に続く)

コラムニスト
淑徳大学コミュニティ政策学部 専任講師 松村 俊英

参考

※1
公共施設等総合管理計画:https://www.city.adachi.tokyo.jp/documents/31944/kannrikeikaku.pdf
※2
財務報告書(平成30年度):https://www.city.adachi.tokyo.jp/documents/44804/30zaimuhoukokusho.pdf
※3
原課(げんか):官庁で用いられる用語で、主に担当課を指します。

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