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社員のマイナンバーってどう扱えばいいの?~マイナンバーセキュリティ対策【利用者編Chapter③まもる】~

マイナンバーの安全な管理に必要なことは?

マイナンバーの安全管理は、基本方針および取扱規定等を策定し、組織的・人的・物理的・技術的という4つのレイヤで安全管理措置を実施する必要があります。物理的安全管理措置は主に、USBメモリといった電子媒体の盗難や持ち出し防止など、物理的なリスクへの対策です。技術的安全管理措置は主に、マイナンバーを取り扱う情報システムについて、外部からの不正アクセス防止、内部犯行や「なりすまし」対策などの措置を行います。実務担当者はこれらの措置が施された環境において、規定を遵守しつつ、業務を遂行することになります。

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委託の取り扱い

マイナンバーの業務を外部へ委託する場合、委託先が適切に管理できているか監視義務を負います。再委託 先や再々委託先についても同様です。委託先選定の際は管理体制やセキュリティ対策が適切か確認し、委託後も継続的にチェックすることが不可欠です。

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利用者編 もっと教えてマイナちゃん
マイナンバーセキュリティ対策Q&A

Q:従業員のマイナンバーはいつまでに取得すればいいの?
A:マイナンバーを記載した書類を行政機関などに提出するときまでに取得します。2016年1月の利用開始の時点で取得できていなくても問題ありません。

Q:従業員にマイナンバーの提示を拒まれたら、どうすればいい?
A:社会保障や税の決められた書類へのマイナンバー記載は、法令で定められた義務です。そのことを相手に伝え、提示してもらいましょう。

Q:従業員のマイナンバーを取得するとき、本人確認はどうやって行えばいい?
A:正しい番号であること(番号確認)、番号の正しい持ち主であること(身元確認)の2点を確認します。確認は原則、下記のいずれかの方法で行います。
 ①個人番号カード(番号確認と身元確認)
 ②通知カード(番号確認)と運転免許証など(身元確認)
 ③個人番号の記載された住民票の写しなど(番号確認)と運転免許証など(身元確認)

Q:退職した年金受給者も本人確認が必要ですか?
A:退職した年金受給者でも、本人確認は行わなければなりません。

Q:従業員の扶養家族のマイナンバーを取得する場合、扶養家族の本人確認も事業者が行うの?
A:ケースによって異なります。たとえば、国民年金の第3号被保険者の届出では、事業主が当該配偶者の本人確認を行います。一方、税の年末調整では、従業員が扶養家族の本人確認を行います。

Q:子会社などに出向・転籍する従業員のマイナンバーを出向・転籍先に提供してもいいの?
A:原則、提供してはいけません。出向・転籍先の事業者が本人から直接提供してもらう必要がありま す。ただし、出向・転籍先に個人番号関係事務を受託しているなら、本人確認など必要な手続きを踏めば提供可能です。

次回は自社でマイナンバーを適正に取り扱うにはどうすればいいの? ~マイナンバーセキュリティ対策【管理者編Chapter③まもる】~です

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