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稲城市 様 (東京都)

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決裁の電子化で、大幅な業務効率化とペーパーレスを実現

FAST 中心のプライベート クラウドをジャパンシステムが運用
決裁時に発生する書類の電子化率80%を達成

導入製品/ソリューション

FAST

社名・団体名 稲城市(東京都)
URL http://www.city.inagi.tokyo.jp/

課題

システムの個別導入により、データの連携・活用ができていなかった

稲城市は、平成2 年より運用してきたFAST 財務会計システムを平成13 年に拡張。全庁で利用できる仕組みを構築すると同時に、契約管理や庶務事務などシステムを個別に導入してきた。これにより、段階的に業務効率化を実現してきた一方で、ある課題を抱えることになった。

稲城市 総務部 情報管理課 電子情報課 課長 長尾 治彦氏は、次のように語る。 「システムが複数あり、同じ用途でも各部署で別のシステムを利用していたため、合理化を進めることができませんでした。例えば、誰かが一度入力したデータを活用できれば、さらなる業務効率化を推進できると考えたのです」

弊社が選ばれた理由

プライベートクラウドの運用引き受け、複数パッケージの連携が決め手

平成21年、新たなシステムプロジェクトを立ち上げ、これまで実現していた財務会計、契約管理、予算編成/執行に、庶務/事務、文書管理、電子決裁、人事/給与、および出退勤管理を含む職員ポータルを新たに加えた全庁統合システムを導入することにした。

選定に当たって重視していたポイントについて、稲城市 総務部 電子情報課 電子情報係 係長 増岡 勝氏は、こう話す。

「専用端末を撤廃して全職員がパソコンからログインしたいというニーズがありました。さらに、職員が機械のお守りをしないで済むうえ、セキュリティ面でも安心なプライベート クラウドの提案を募ったのです」

最終選考に残った3社の中で、稲城市はジャパンシステム案を採用した。プライベートクラウドの運用をすべて引き受け、要求された機能はFAST を中心に各業務に特化した複数のパッケージシステムを連携させて実現するとの提案が決め手となった。

「各機能をベスト・オブ・ブリードで組み合わせることで、最も優れた機能を利用できますし、価格面でも優位でした。データセンターの運用体制についても高く評価しました」(増岡氏)

効果

操作研修で初期の混乱を防止。全決裁対象の8割が電子決裁になった

稲城市では、システム導入に際して1つの方針を定めた。
「費用がかかるカスタマイズを避け、できる限りパッケージをそのまま使うことにしたのです。旧システムと使い勝手の異なる部分については、操作研修で乗り切ろうと考えたのです」と、総務部 電子情報課 電子情報係 主事 池田 和康氏は振り返る。

この方針に基づき、ジャパンシステムは稼働前に約1 カ月の期間をかけて全職員を対象とする操作研修を複数回に分けて実施。平成22年4月の本稼働も、新システムに不慣れな職員からの疑問は掲示板に集約され、運用マニュアルとして共有するという、初期に混乱が起きないような体制が機能した。

結果、全決裁対象の8 割が電子決裁で行われるようになり、紙の稟議書が滞留することはなくなった。

今後の展望

電子決裁範囲の拡大など、さらなる効率化とペーパーレス化を目指す

システムの稼働から1年。稲城市は平成22 年度を、本番運用をしながらシステムに慣れるとともに、より使いやすいシステムにすべく各課よりカスタマイズ要望を聞く期間にあてていた。今後は、予算執行の決裁へと電子決裁範囲を拡大することや、文書管理システムのさらなる活用など、効率化とペーパーレス化のさらなる推進を目指していく。

お客様の声

「FAST」 を中心にベスト・オブ・ブリードで構成する全庁のプライベート クラウド化を提案いただきました。導入時から機動的に動いてくれたことはもちろん、稼働前に全職員対象の操作研修を開いてくれたおかげで、大きな混乱なく本稼働を迎えることができました。アフターフォローも万全で、安心してお任せできています。

ジャパンシステム担当者より

培ってきたノウハウを結集し、複数のパッケージシステムを一つの内部情報系システムへ昇華させた事例です。運用支援等含め、今も高い評価をいただいておりますが、怠ることなく更なる業務改善に務めてまいります。

担当者
事業統括本部 自治体事業本部 東日本営業部 マネージャ 筧淳
  • 記載内容はインタビュー時(2011年3月)当時のものです。

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